ابتدای دهه ۱۳۸۰ بود و سازمان ما یک تشکلیلات صنعتی بزرگ دولتی بود. بیش از ۲۰۰۰ نفر پرسنل در این گروه صنعتی فعالیت میکردند. در این گروه کارهای مهمی در آن دوران به کمک همکارانم انجام دادم که هر کدام هنوز هم برای من جذابیت زیادی دارند.
یکی از موضوعات مهم آن روز، نظام دستی فروش و توزیع غذا برای این تعداد پرسنل و میهمانان بود. بدین صورت که معاونت‌ها و گروههای تولیدی هر کدام باید لیست نهار و شام هفته بعد واحد خودشان را همراه با دریافت پول به صورت اسکناس از پرسنل بصورت دستی تهیه و مبالغ واریزی به بانک را به همراه محاسبات هزینه غذا تهیه و به واحد پشتیبانی ارائه می‌کرند. اینها هم هر کدام دارای زیرمجموعه‌های متعددی بودند که همان داستان در هر زیر مجموعه باید انجام میشد.
خودم شاهد بودم که مسئول دبیرخانه واحد ما هر هفته لیست عذا را اعلام و بر حسب انتخاب و ثبت نام دستی باید پول نقد به دبیرخانه میدادیم و اواخر هفته ایشان بن عذای هفاه بعد را تحویل ما می‌داد.
می‌رفتیم نهار خوری، بن را میدادیم و غذا می‌گرفتیم. هر روز جلوی نهار خوری تعداد ریادی افراد بودند که بن می‌خریدند( مثل بازار ناصر خسرو مرکز مبادله دلار!). اینها معمولا غذا را برای خانواده می‌بردند.( قیمت ارزان بود)
اما از زاویه دید مدیریت صنعت هم باید به موضوع نگاه کنیم. هزینه زیاد پشتیبانی و نهار خوری، تعداد زیاد پرسنل فعال در این بخش، کم و زیاد آمدن غذا و هزاران مشکل.
جا دارد در اینجا یادی کنم از مدیر بزرگ عزیز آن دوران که کمتر مدیری به آن جدیت و دقت در مدیریت بهتر مجموعه فعال بودند.(عذر خواهی بایت عدم امکان مشخصات) خیلی‌ها بودند اصلاً اهمیتی به این نوع مسائل نمی‌دادند مهم نبود هزینه بالاست یا غذا اضافه پخت می‌شود یا تعداد کارکنان پشتیبانی رستوران خیلی بالاست. مرکز یک واحد دولتی بود و همیشه بودجه بود. اینجا مجاز نیستم اسم این مدیر بی نظیر آن دوران را ذکر کنم اما برایش آرزوی بهترینها دارم. وجود ایشان و انتظارات درست از واحد فناوری اطلاعات باعث شد تا من هم بیشتر تلاش کنم و بیشتر یاد بگیرم.
برگردیم به اصل ماجرا: یعنی با این اوصاف در تامین و توزیع غذا من بعنوان مدیر و کارشناس فناوری اطلاعات مامور شدم تا این فعالیت‌ها را مکانیزه کنم.
خیلی از موارد مانند شبیه این موضوع، برنامه اقدام مشخص بود، یعنی برویم و سیستم نهارخوری از بیرون بخریم و استقرار بدیم. بطور قطع باید بگم همه این کار رو میکردند اما هیچ کدام به اندازه‌ای که ما موفق شدیم نشدند.
در آن شرایط برای اتوماسیون نهار خوری این اهداف را قرار دادیم:
برای افرادی که در مرخصی روزانه هستند در آن روز بن غذا ندهیم( جلوگیری از فروش بن در جلوی رستوران)
جمع آوری آمار، پول ، واریز به بانک، تهیه لیست، چاپ بن، توزیع بن باید حذف شود.( تعدا زیادی نفر ساعت کاری حذف میشد)
به جای چاپ بن، کاربر با کارت شناسایی الکترونیکی تردد باید غذا دریافت می‌کرد.
اقدام من:
یک نرم افزار با VB6 نوشتم که کارت شناسایی کارکنان را با یک RFID خوان از نوع USB می‌خواند و شماره آنرا با بانک اطلاعاتی حضور و غیاب چک میکردم و اگر غذا نگرفته بود روی مانیتور اطلاعات عکس و مشخصات پرسنلی را نمایش می دادم که توزیع کننده غذا بر این اساس عذا می‌داد حالا اگر فردی مشکل داشت صفحه قرمز می شد و بوق کامپیوتر به صدا در میومد) یا تکرای بود یا دبیرخانه برای ایشان مرخصی ثبت کرده بود.
البته لازم است توضیح بدم قبل از این ماجرا یک سیستم حضور و غیاب کم هزینه اما موثر نوشتم که این هم خودش داستان مفصلی دارد که جداگانه در یک وقت دیگری آنرا خواهم نوشت.
از موضوعات مکمل این نرم‌افزار، پایداری سیستم در زمان ارائه غذا بود که ممکن بود شبکه قطع بشه، برای رفع این مشکل یک ذیتابیس لوکال سبک از نوع Access در نظر گرفتیم و در زمان اتصال شبکه این دیتابیس بطور مرتب بروز رسانی میشد، اگر شبکه قطع میشد سیستم بطور خودکار از طریق این دیتابیس فعال بود و در زمان برقراری مجدد، تراکنشها با دیتابیس اصلی بروز رسانی می‌گردید.( واقعاً در زمان خودش خیلی عالی بود)
نتیجه اقدام:
روز اول اجرای سیستم ۳۰۰ پرس غذای پخت شده اضافه آمد.
فرایندهای دستی فروش و عذضع بن شمارش آن و … حذف گردید.
خیلی از کارکنان اضافی به مکانهای مورد نیاز منتقل شدند.
داستان ادامه دارد …
دیدگاهتان را بنویسید